Urenregistratie voor zelfstandigen: uren bijhouden en factureren

Zo werkt urenregistratie in Factuur Simpel

1. 1

   Uren registreren

   Start de timer met een korte omschrijving, of vul achteraf een datum in met een begin- en einduur of enkel de duur.

2. 2

   Klant en uurtarief kiezen

   Kies de klant en een product of dienst; het uurtarief en de btw komen uit dat product. Uren voor uw eigen administratie zet u op niet declarabel.

3. 3

   Uren factureren

   Kies een klant met uren die nog niet gefactureerd zijn, vink de uren aan en bepaal hoe ze op de factuur komen.

4. 4

   Nakijken en versturen

   De factuur opent met de regels al ingevuld. U kijkt ze na en verstuurt ze per e-mail of via Peppol.

Een timer die doorloopt op uw laptop en smartphone

De timer loopt op onze server, niet in uw browser. Start hem op uw laptop, sluit het tabblad en stop hem later in de app op uw smartphone: de tijd telt gewoon door. Bovenaan het scherm ziet u hoe lang hij al loopt, ook terwijl u een factuur opmaakt.

Vergeten te stoppen? Bij het stoppen telt één registratie nooit meer dan 24 uur; kijk de tijd dan even na. Werkt u verder aan hetzelfde, dan start u de timer met één klik opnieuw vanuit uw lijst met uren.

Uren achteraf invullen met begin- en einduur of een duur

Timer vergeten? Vul uw uren dan achteraf in. Kies een datum en vul een begin- en einduur in, of enkel de duur, zoals 1:30 of 1,5. De omschrijving, bijvoorbeeld “ontwerp homepage”, komt later op uw factuur. Prestaties die vaker terugkomen, kopieert u vanuit uw lijst.

Per week of per maand ziet u uw uren per dag, met totalen voor declarabel, nog te factureren en gefactureerd. Filter op klant of status, dan ziet u snel wat er voor een klant openstaat.

Uurtarief uit uw product, declarabel of niet

Koppel een registratie aan een product of dienst, zoals “Ontwerpwerk” of “Consultancy”. Het uurtarief en het btw-tarief komen dan uit dat product. Wijkt het tarief een keer af, dan past u het per registratie aan, exclusief of inclusief btw.

Uren die u niet aan een klant aanrekent, zoals administratie of prospectie, zet u op niet declarabel. Ze tellen mee in uw totalen, maar komen nooit op een factuur.

Uurtarief berekenen: wat moet u minimaal vragen?

Uw prestaties met een paar klikken op een factuur

Onder “nog te factureren” ziet u per klant hoeveel uur en welk bedrag nog openstaat. Klik op factureren, vink de uren aan en kies hoe ze op de factuur komen: één regel per registratie met de datum erbij, samengevoegd per omschrijving of samengevoegd per product. Wilt u afronden, dan rondt u elke registratie naar boven af op 5, 6, 10, 15, 30 of 60 minuten. Uw geregistreerde tijd blijft zoals ze was.

De uren worden het aantal op de factuurregel en het uurtarief de prijs. De factuur opent met de regels al ingevuld, zodat u ze nakijkt en verstuurt zoals elke andere factuur: per e-mail of via Peppol, zonder kosten per factuur. Maakt u zelf een factuur op voor een klant met openstaande uren, dan meldt Factuur Simpel dat en voegt u de uren daar toe.

Peppol-facturen versturen met Factuur Simpel

Geen uren dubbel gefactureerd of vergeten

Elke registratie onthoudt op welke factuur ze staat. Uren die op een factuur staan, kunt u niet ook op een andere factuur zetten, en u wijzigt ze pas nadat u de regel van de factuur hebt gehaald. Verwijdert u die regel of de hele factuur, dan staan de uren weer bij nog te factureren.

Op uw dashboard en bij elke klant ziet u hoeveel uur nog niet gefactureerd is, met het bedrag erbij. Zo blijft er geen werk liggen dat u vergeet te factureren.

Urenoverzicht exporteren naar Excel of CSV

Exporteer de uren van een periode naar Excel of CSV, als urenoverzicht bij een factuur, voor uw boekhouder of als bewijs van uw prestaties. Per registratie staan erin: datum, begin- en einduur, klant, omschrijving, product, duur, uurtarief, btw, bedrag, of de uren declarabel zijn, de status en het factuurnummer.

Beter dan een urenlijst in Excel

In een urenlijst in Excel telt u uw uren zelf op en typt u ze daarna nog eens over op uw factuur. In Factuur Simpel komen uw uren met omschrijving, tarief en btw vanzelf op de factuur, en ziet u meteen welke uren nog openstaan. De timer hebt u ook op uw smartphone bij de hand.

Werkt u met meerdere mensen, of wilt u projecten met budgetten en een planning opvolgen? Factuur Simpel heeft één gebruiker per account en geen projecten. Dan past een uitgebreid pakket voor tijdsregistratie beter. Ook voor het registreren van de arbeidstijd van uw personeel is Factuur Simpel niet gemaakt.

In welk abonnement zit urenregistratie?

Urenregistratie zit in Starter en Compleet, en in de proefperiode van 30 dagen. De gratis versie heeft geen urenregistratie; uren die u al hebt geregistreerd, blijft u daar wel zien.

Prijzen op de website. In de App Store en Google Play gelden andere prijzen, inclusief btw.

Veelgestelde vragen