Kort antwoord
Een gestructureerde mededeling is een Belgische betaalreferentie van 12 cijfers, genoteerd als +++123/4567/89002+++. De eerste tien cijfers kiest u zelf, bijvoorbeeld op basis van uw factuurnummer. De laatste twee vormen het controlegetal: de rest van die tien cijfers na deling door 97, of 97 als die rest 0 is.
Wat is een gestructureerde mededeling (OGM/VCS)?
De gestructureerde mededeling is de Belgische standaard om een overschrijving automatisch aan de juiste factuur te koppelen. U kent ze ook als OGM (overschrijving met gestructureerde mededeling) of in het Frans als VCS (virement avec communication structurée). Febelfin, de federatie van de Belgische financiële sector, noemt het de binnenlandse standaard voor gestructureerde betaalreferenties.
Uw klant neemt de 12 cijfers over in het veld voor de gestructureerde mededeling in zijn bankapp. Dankzij het controlegetal valt een tikfout vrijwel altijd op, en kan uw boekhouding de betaling aan de openstaande factuur koppelen zonder dat u zelf moet zoeken.
Hoe wordt het controlegetal berekend?
- Neem een basisnummer van tien cijfers. Is uw nummer korter, vul het dan links aan met nullen: 20260042 wordt 0020260042.
- Deel dat getal door 97 en neem de rest. Voor 0020260042 is die rest 40.
- Die rest is het controlegetal, met een nul ervoor als het maar één cijfer is. Is de rest 0, dan wordt het controlegetal 97.
- Zet de twaalf cijfers in groepen van 3, 4 en 5 tussen plustekens: +++002/0260/04240+++.
Voorbeeld uit de Febelfin-standaard
Basisnummer 0108068171 gedeeld door 97 geeft rest 83. De volledige mededeling is +++010/8068/17183+++.
Welk nummer gebruikt u als basis?
Kies een nummer dat per factuur uniek is, zodat elke betaling bij precies één factuur hoort. Het factuurnummer ligt het meest voor de hand. Bevat het letters of streepjes, zoals F2026-0042, gebruik dan alleen de cijfers: 20260042.
Met een klantnummer als basis krijgt een klant altijd dezelfde mededeling. Dat werkt voor terugkerende betalingen, maar dan ziet u aan de betaling niet meteen welke factuur uw klant heeft betaald.
Het basisnummer telt maximaal tien cijfers. Is uw nummer langer, kort het dan in, bijvoorbeeld door het jaartal in te korten tot twee cijfers, en controleer of het resultaat uniek blijft.
De mededeling op uw factuur vermelden
Zet de gestructureerde mededeling bij de betaalgegevens op uw factuur, naast uw IBAN en de vervaldatum, en vraag uw klant ze bij de betaling over te nemen. Ze is geen verplichte factuurvermelding: het factuurnummer als vrije mededeling is ook toegestaan.
Factuur Simpel maakt zelf geen gestructureerde mededeling aan. U kunt een mededeling uit deze tool wel kopiëren en als tekst op uw factuur plakken, bijvoorbeeld bij de betalingsinstructies.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een gestructureerde mededeling?
Neem een basisnummer van maximaal tien cijfers, bijvoorbeeld uw factuurnummer, en vul het links aan met nullen tot tien cijfers. Deel door 97: de rest is het controlegetal, of 97 als de rest 0 is. De generator hierboven doet dat automatisch.
Waarom is mijn gestructureerde mededeling ongeldig?
Meestal is een cijfer verkeerd overgenomen of zijn twee cijfers omgewisseld. Een geldige mededeling telt precies twaalf cijfers en de laatste twee zijn de rest van de eerste tien na deling door 97. Een controlegetal 00 bestaat niet: bij rest 0 hoort 97.
Wat is het verschil tussen OGM en VCS?
Er is geen verschil. OGM staat voor overschrijving met gestructureerde mededeling en VCS voor virement avec communication structurée: de Nederlandse en Franse naam voor dezelfde 12 cijfers.
Schrijf ik de mededeling met +++ of met ***?
Febelfin toont de mededeling met plustekens, zoals +++010/8068/17183+++. Op facturen ziet u ook sterretjes. Voor de bank tellen alleen de twaalf cijfers, en de controle hierboven aanvaardt beide schrijfwijzen.
Is een gestructureerde mededeling verplicht op een factuur?
Nee. Het is een hulpmiddel om betalingen automatisch te koppelen, geen verplichte vermelding. U mag uw klant ook vragen het factuurnummer als vrije mededeling te gebruiken.
Zet Factuur Simpel een gestructureerde mededeling op mijn facturen?
Nee, Factuur Simpel maakt geen gestructureerde mededeling aan. Wilt u er een gebruiken, maak ze dan hier en plak ze als tekst op uw factuur.
Facturen opmaken, versturen en opvolgen
Met Factuur Simpel maakt u facturen op, verstuurt u ze via Peppol of e-mail en volgt u ze op. Probeer het 30 dagen gratis, zonder betaalgegevens.
Gratis proefperiode. Daarna kiest u een betaald abonnement.