Een vervallen factuur opvolgen begint met een duidelijk bericht: wat staat nog open, wanneer verwacht u betaling en hoe kan de klant u bereiken? Met deze voorbeelden houdt u de communicatie zakelijk en vriendelijk. Voor Belgische consumenten gelden bijkomende regels, die we afzonderlijk toelichten.
Controleer eerst het openstaande bedrag
Vergelijk de vervaldag met uw ontvangen betalingen. Soms is een overschrijving al uitgevoerd, maar nog niet verwerkt, of ontbreekt de juiste mededeling. Trek betalingen en creditnota’s af voordat u het resterende bedrag noemt.
Ga na of de factuur bij de juiste persoon is toegekomen. Een aankoper en de boekhouding kunnen verschillende contactpersonen zijn. Is er een vraag over de prestatie of een ontbrekende bestelreferentie? Los die eerst op, zodat uw klant de factuur kan verwerken.
- Controleer de vervaldag en afspraken over eventueel betalingsuitstel.
- Gebruik het oorspronkelijke factuurnummer en voeg een kopie van de factuur toe.
- Vermeld het resterende bedrag, uw rekeningnummer en de juiste mededeling.
- Bewaar uw bericht en noteer de reactie of betaalbelofte van de klant.
Voorbeeld: eerste herinnering aan een zakelijke klant
Gebruik dit voorbeeld voor een gewone B2B-opvolging, zonder bijkomende kosten. Vervang alle invulvelden en stem de nieuwe betaaldatum af op uw afspraken. Voor een consument gebruikt u de regels in het aparte onderdeel hieronder; deze B2B-tekst is geen model voor een wettelijke ingebrekestelling.
Vriendelijke betalingsherinnering voor B2B
Onderwerp: Openstaand saldo factuur [factuurnummer] Beste [naam], Onze factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] voor [prestatie of levering] had als vervaldag [vervaldatum]. Er staat nog € [openstaand bedrag] open. Kunt u dit bedrag tegen [nieuwe betaaldatum] overschrijven op [IBAN], op naam van [bedrijfsnaam], met mededeling [betalingsreferentie]? U vindt de factuur opnieuw in bijlage. Is de betaling al uitgevoerd? Bezorg ons gerust de betaaldatum, dan zoeken we ze op. Heeft u een vraag over de factuur, dan helpen we u graag verder. Met vriendelijke groeten, [naam en bedrijfsnaam]
Voorbeeld: vraag om een concrete betaaldatum
Blijft een antwoord uit nadat de gevraagde datum is verstreken, kijk dan eerst opnieuw naar uw betalingen. Vraag daarna om een concrete reactie. Zo ontdekt u of de klant de factuur betwist, gegevens mist of meer tijd nodig heeft.
Opvolgbericht voor een zakelijke klant
Onderwerp: Opvolging factuur [factuurnummer] Beste [naam], Op [datum eerste herinnering] namen we contact op over factuur [factuurnummer]. Vandaag staat nog € [openstaand bedrag] open en hebben we geen antwoord ontvangen. Kunt u ons tegen [reactiedatum] laten weten wanneer de overschrijving volgt? Gebruik daarvoor [IBAN] en mededeling [betalingsreferentie]. De factuur is opnieuw bijgevoegd. Ontbreekt er informatie voor uw boekhouding of is er een vraag over de levering? Laat het ons weten, zodat we dit kunnen oplossen. Met vriendelijke groeten, [naam en bedrijfsnaam]
Belgische consument: eerste herinnering gratis
Voor consumentenschulden geldt in België een verplichte gratis eerste herinnering met een wachttermijn van minstens 14 kalenderdagen voordat u kosten, interesten of een vergoeding aanrekent. Deze regeling geldt sinds 1 september 2023 voor nieuwe overeenkomsten en sinds 1 december 2023 ook voor oudere overeenkomsten bij betalingsachterstand vanaf die datum.
Bij elektronische verzending begint de termijn op de volgende kalenderdag; per post op de derde werkdag na verzending. De herinnering moet onder meer uw naam en ondernemingsnummer, het verschuldigde bedrag, de prestatie, de opeisbaarheidsdatum, de wachttermijn en de contractueel vastgestelde schadevergoeding vermelden.
Een tweede herinnering geeft dus niet automatisch recht op extra kosten. Ook de voorwaarden en wettelijke maxima voor vergoedingen blijven gelden. Voor regelmatige leveringen en bepaalde sectoren bestaan aanvullende regels. De FOD Economie licht deze verschillen toe.
FOD Economie: gratis herinnering, wachttermijn en kosten bij consumentenschulden
Volg elke factuur op met de juiste informatie
Noteer bij een telefoongesprek de afgesproken betaaldatum en bevestig afspraken schriftelijk. Bij een gedeeltelijke betaling past u het saldo aan. Zo voorkomt u dat u opnieuw het volledige bedrag vraagt of een betalingsregeling over het hoofd ziet.
Met Factuur Simpel kunt u een openstaande factuur per e-mail herinneren en het onderwerp en bericht aanpassen. De verzending wordt bij de factuur bijgehouden. Verwerk de betaling zodra die binnen is, zodat uw volgende actie uitgaat van de juiste betaalstatus.
Veelgestelde vragen
Is de eerste betalingsherinnering in België altijd gratis?
De verplichting voor een gratis eerste herinnering geldt voor schulden van consumenten aan ondernemingen. Pas deze consumentenregel niet zonder meer toe op B2B-facturen. Voor regelmatige leveringen en bepaalde sectoren gelden aanvullende regels.
Zijn de voorbeeldmails geschikt voor Belgische consumenten?
De voorbeelden zijn bedoeld voor gewone B2B-opvolging zonder bijkomende kosten. Een eerste herinnering aan een Belgische consument moet de wettelijk vereiste vermeldingen en wachttermijn bevatten. De B2B-voorbeelden zijn daarvoor niet opgesteld.
Krijgt een betalingsherinnering een nieuw factuurnummer?
Nee, u verwijst naar de bestaande factuur en behoudt het oorspronkelijke factuurnummer. Vermeld alleen het nog openstaande bedrag als er al een deel betaald is.
Uw facturen en opvolging op één plek
Maak uw facturen in Factuur Simpel en houd bij welke nog openstaan. Probeer het factuurprogramma 30 dagen gratis.
Gratis proefperiode. Daarna kiest u een betaald abonnement.