Kort antwoord
Aan particulieren en aan klanten die niet in België gevestigd zijn, mag u een factuur nog als pdf mailen. Aan Belgische btw-plichtige ondernemingen verstuurt u sinds 1 januari 2026 een gestructureerde e-factuur, meestal via Peppol; een pdf per e-mail volstaat daarvoor niet meer. Noem in de e-mail het factuurnummer, het bedrag, de vervaldag en de gestructureerde mededeling.
Een korte, duidelijke e-mail zorgt ervoor dat uw factuur bij de juiste persoon terechtkomt en vlot betaald wordt. Hieronder leest u wanneer een pdf per e-mail nog mag en wanneer Peppol verplicht is, met voorbeeldteksten die u kunt overnemen en een controlelijst voor verzending.
Pdf per e-mail of Peppol: wat geldt voor uw klant?
Sinds 1 januari 2026 wisselen Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde e-facturen uit. Die factuur komt via het Peppol-netwerk rechtstreeks in de software van uw klant terecht. Een pdf per e-mail volstaat voor die klanten niet meer.
| Klant | Hoe versturen |
|---|---|
| Belgische btw-plichtige onderneming | Als gestructureerde e-factuur via Peppol. Een begeleidende e-mail is niet verplicht. |
| Particulier | Als pdf per e-mail. De verplichting geldt niet voor facturen aan particulieren. |
| Onderneming die niet in België gevestigd is | Als pdf per e-mail, tenzij u iets anders afspreekt. De verplichting geldt tussen btw-plichtigen die in België gevestigd zijn. |
Wat zet u in de e-mail bij uw factuur?
De e-mail is een begeleidend bericht: de verplichte vermeldingen horen op de factuur zelf. In de e-mail herhaalt u wat uw klant nodig heeft om de factuur te verwerken en te betalen.
- Waarvoor de factuur is: de opdracht, de levering of de periode.
- Het factuurnummer en het totaalbedrag inclusief btw.
- De vervaldag, als concrete datum.
- Uw IBAN en de gestructureerde mededeling, of een betaallink.
- De factuur als pdf-bijlage, met het factuurnummer in de bestandsnaam.
- Bij wie uw klant terechtkan met vragen.
Een onderwerpregel die uw klant terugvindt
Zet uw ondernemingsnaam en het factuurnummer vooraan, eventueel met de referentie of het bestelbonnummer van uw klant. Zo vindt de boekhouding uw factuur terug zonder de e-mail te openen.
Voorbeelden van onderwerpregels
Factuur 2026-0042 van [ondernemingsnaam] Factuur 2026-0042, bestelbon [nummer klant] Factuur 2026-0042: [project], september 2026
Voorbeeld: e-mail bij een factuur aan een particulier
Vul de velden tussen vierkante haken in en controleer of bedrag, vervaldag en mededeling gelijk zijn aan die op de factuur.
Factuurmail aan een particuliere klant
Onderwerp: Factuur [factuurnummer] van [ondernemingsnaam] Beste [naam], Bedankt voor uw vertrouwen. In de bijlage vindt u de factuur voor [werk of levering] van [datum]. Het totaalbedrag is € [bedrag] inclusief btw. Gelieve dit bedrag uiterlijk [vervaldag] over te schrijven naar [IBAN] op naam van [ondernemingsnaam], met de gestructureerde mededeling [gestructureerde mededeling]. Hebt u vragen over de factuur? Bel me gerust op [telefoonnummer] of antwoord op deze e-mail. Met vriendelijke groeten, [naam] [ondernemingsnaam]
Voorbeeld: factuur per e-mail aan een klant in het buitenland
Werkt u voor een onderneming in Nederland of een ander EU-land, dan mag de factuur als pdf per e-mail. Bij diensten aan zo’n klant is de btw meestal verlegd. Welke vermeldingen dan op de factuur horen, leest u in onze gids over factureren naar het buitenland.
Factuurmail aan een Nederlandse zakelijke klant
Onderwerp: Factuur [factuurnummer] van [ondernemingsnaam], order [ordernummer klant] Beste [naam], In de bijlage vindt u factuur [factuurnummer] voor [dienst] in [periode]. Het totaalbedrag is € [bedrag]; de btw is verlegd naar uw onderneming. Gelieve het bedrag uiterlijk [vervaldag] over te schrijven naar [IBAN] (BIC [BIC]) op naam van [ondernemingsnaam], met [factuurnummer] als omschrijving. Moet de factuur naar een ander e-mailadres of hoort er een ordernummer op? Laat het me gerust weten. Met vriendelijke groeten, [naam] [ondernemingsnaam]
Voorbeeld: kort bericht bij een Peppol-factuur
Een Peppol-factuur komt via het netwerk rechtstreeks binnen in de software van uw klant. Een e-mail is daarbij niet nodig, maar bij een nieuwe klant of een grote opdracht is een kort bericht handig: zo weet uw contactpersoon dat de factuur onderweg is.
Bericht bij een Peppol-factuur
Onderwerp: Factuur [factuurnummer] verstuurd via Peppol Beste [naam], Vandaag hebben we factuur [factuurnummer] voor [opdracht] via Peppol verstuurd naar [naam onderneming], ondernemingsnummer [nummer]. Het totaalbedrag is € [bedrag] inclusief btw, te betalen vóór [vervaldag] met de gestructureerde mededeling [gestructureerde mededeling]. Ziet uw boekhouding de factuur niet verschijnen? Laat het me weten, dan kijken we samen na op welk Peppol-ID u facturen ontvangt. Met vriendelijke groeten, [naam]
Controleer dit voordat u verstuurt
In Factuur Simpel maakt u de factuur één keer en verstuurt u hem per e-mail of via Peppol. In de e-mail staat een link naar een betaalpagina met uw bankgegevens. Met Compleet verstuurt u via Peppol zonder kosten per factuur, stelt u uw eigen e-mailteksten in en betalen klanten via uw eigen Mollie-account, bijvoorbeeld met Bancontact.
- Het type klant: gaat de factuur naar een Belgische btw-plichtige onderneming, verstuur hem dan via Peppol.
- Het e-mailadres: veel ondernemingen willen facturen op een vast adres van de boekhouding ontvangen.
- De bijlage: een pdf, geen Word- of Excelbestand dat uw klant kan aanpassen.
- Bedrag, factuurnummer, vervaldag en gestructureerde mededeling zijn in de e-mail en op de factuur gelijk.
- Uw rekeningnummer is hetzelfde als op eerdere facturen. Wijzigt het, meld dat dan ook op een andere manier: klanten zijn terecht alert op valse facturen met een ander rekeningnummer.
Veelgestelde vragen
Mag ik in 2026 nog een pdf-factuur mailen?
Aan particulieren en aan ondernemingen die niet in België gevestigd zijn wel. Aan Belgische btw-plichtige ondernemingen verstuurt u sinds 1 januari 2026 een gestructureerde e-factuur, meestal via Peppol; een pdf per e-mail volstaat daarvoor niet meer.
Moet ik bij een Peppol-factuur ook een e-mail sturen?
Nee. De factuur komt via Peppol binnen in de software van uw klant. Een kort bericht kan wel handig zijn bij een nieuwe klant, zodat uw contactpersoon weet dat de factuur onderweg is.
Wat zet ik in de onderwerpregel van een factuurmail?
Uw ondernemingsnaam en het factuurnummer, aangevuld met de referentie of het bestelbonnummer van uw klant als die er is. Zo vindt de boekhouding de factuur snel terug.
Waar zet ik de gestructureerde mededeling?
Op de factuur en in de e-mail, in het formaat +++123/4567/89002+++. Zo kunt u of uw boekhouder de betaling snel aan de juiste factuur koppelen.
Per e-mail of via Peppol, vanuit één programma
Maak uw factuur in Factuur Simpel en verstuur hem per e-mail of via Peppol, zonder boekhoudpakket. Probeer het 30 dagen gratis.
Gratis proefperiode. Daarna kiest u een betaald abonnement.