Kort antwoord
De verplichte vermeldingen op een Belgische factuur zijn: uitreikingsdatum en opeenvolgend nummer, naam en adres van u en uw klant, uw btw-nummer en dat van een zakelijke klant, de datum van de levering of dienst, omschrijving en hoeveelheid, per tarief de maatstaf van heffing en eenheidsprijs, het btw-tarief en het btw-bedrag. Daarnaast verplicht de wet uw ondernemingsnummer en een rekeningnummer.
Deze gids is voor zelfstandigen, ook in bijberoep, vrije beroepen en kmo’s die facturen opmaken in België. U leest welke vermeldingen de btw-regels en het ondernemingsrecht opleggen, welke bijzondere vermeldingen gelden bij de medecontractant, de vrijstellingsregeling en klanten in de EU, en wat de Peppol-verplichting sinds 2026 verandert.
Welke verplichte vermeldingen moeten op een factuur staan?
De btw-vermeldingen staan in artikel 5 van het koninklijk besluit nr. 1 bij het Btw-Wetboek. Voor een gewone factuur aan een Belgische onderneming zijn dit de gegevens die u nodig heeft, telkens met een voorbeeld.
Reikt u voor dezelfde handeling meerdere facturen uit, zoals een voorschot- en een eindfactuur, dan verwijst de latere naar de eerdere. Voor voertuigen en bijzondere regelingen gelden extra vermeldingen.
| Vermelding | Voorbeeld |
|---|---|
| Uitreikingsdatum | 24 september 2026 |
| Opeenvolgend nummer, in één of meer reeksen | 2026-0042 |
| Uw naam, het adres van uw zetel en uw btw-nummer | Peeters Advies BV, Kerkstraat 10, 9000 Gent, BE 0123.456.789 |
| Naam, adres en btw-nummer van uw klant | Janssens BV, Markt 5, 8000 Brugge, BE 0987.654.321 |
| Datum van de levering of dienst, als die verschilt van de factuurdatum | 15 tot 19 september 2026 |
| Gebruikelijke benaming en hoeveelheid van de goederen of diensten | 8 uur marketingadvies |
| Per tarief: maatstaf van heffing, eenheidsprijs exclusief btw en eventuele kortingen | 8 × € 85,00 = € 680,00 |
| Btw-tarief en totaal btw-bedrag in euro | 21%: € 142,80 |
Ondernemingsnummer, rekeningnummer en RPR: wat vraagt de wet nog?
Daarnaast geldt artikel III.25 van het Wetboek van economisch recht. Elke onderneming die in de KBO ingeschreven moet zijn, ook een eenmanszaak, vermeldt op haar facturen haar ondernemingsnummer en het nummer van minstens één betaalrekening op haar naam bij een kredietinstelling in de Europese Economische Ruimte.
Uw btw-nummer is BE gevolgd door uw ondernemingsnummer van tien cijfers. Sinds 19 september 2023 kunnen nieuwe ondernemingsnummers ook met een 1 beginnen, dus niet elk btw-nummer begint met BE0.
Een rechtspersoon, zoals een BV, NV, CV of vzw, vermeldt volgens artikel 2:20 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen ook:
- De naam en de rechtsvorm, voluit of afgekort.
- De nauwkeurige aanduiding van de zetel.
- Het ondernemingsnummer.
- RPR (rechtspersonenregister), gevolgd door de rechtbank van de zetel, bijvoorbeeld RPR Gent.
- Waar van toepassing: het e-mailadres en de website, en dat de rechtspersoon in vereffening is.
Voorbeeld: factuur van een BV aan een Belgische onderneming
Peeters Advies BV Kerkstraat 10, 9000 Gent Ondernemingsnummer: 0123.456.789 Btw-nummer: BE 0123.456.789 RPR Gent Bankrekening: BE00 1234 5678 9012 bij [uw bank] Aan: Janssens BV Markt 5, 8000 Brugge Btw-nummer: BE 0987.654.321 Factuurnummer: 2026-0042 Factuurdatum: 24 september 2026 Datum van de dienst: 15 tot 19 september 2026 Marketingadvies: 8 uur × € 85,00 = € 680,00 Maatstaf van heffing 21%: € 680,00 Btw 21%: € 142,80 Te betalen: € 822,80 Vervaldag: 24 oktober 2026
Ondernemingsnummer op uw factuur: zo vermeldt u het
Wetboek van vennootschappen en verenigingen, artikel 2:20 (Justel)
Bijzondere vermeldingen: medecontractant, vrijstellingsregeling en EU
Rekent u geen Belgische btw aan, dan moet de factuur vermelden waarom. Dit zijn de gevallen die zelfstandigen en kmo’s het vaakst tegenkomen. De vermelding voor de medecontractant is wettelijk vastgelegd; neem ze woordelijk over.
| Situatie | Wat vermeldt u? |
|---|---|
| Werk in onroerende staat voor een klant die periodieke btw-aangiften indient (medecontractant) | Geen tarief of btw-bedrag, wel "Btw verlegd" en de wettelijke vermelding hieronder. |
| Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen | "Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting" in plaats van de btw (vermelding sinds 1 januari 2025). |
| Intracommunautaire levering van goederen | Het btw-nummer van uw klant in de andere lidstaat en een vrijstellingsvermelding, bijvoorbeeld met verwijzing naar artikel 39bis Btw-Wetboek. |
| Diensten aan een onderneming in een andere lidstaat | Het btw-nummer van uw klant en "Btw verlegd" in plaats van tarief en btw-bedrag. |
| Vrijgestelde handeling (artikel 44 Btw-Wetboek) | De wetsbepaling waarop de vrijstelling steunt, of een andere vermelding dat de handeling is vrijgesteld. |
Wettelijke vermelding bij de medecontractant (KB nr. 1, artikel 20, § 3)
Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten.
Btw medecontractant: voorwaarden en vermelding
Binnen welke termijn reikt u een factuur uit, en aan wie?
U reikt de factuur uit uiterlijk op de vijftiende dag van de maand na de maand van de levering of dienst. Rondt u een opdracht af op 22 september 2026, dan is 15 oktober 2026 de uiterste datum. Bij een vooruitbetaling telt de maand waarin de btw daarop opeisbaar wordt.
Aan andere ondernemingen reikt u een factuur uit. Aan particulieren moet dat alleen bij bepaalde handelingen, onder meer werk in onroerende staat, de levering van een nieuw gebouw, de verkoop van motorvoertuigen en werken daaraan, verhuizingen en beleggingsgoud boven € 2.500.
Vereenvoudigde factuur tot € 100 exclusief btw
Tot € 100 exclusief btw mag u een vereenvoudigde factuur uitreiken, net als onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Een prestatie van € 90,00 plus € 18,90 btw (21%) kost € 108,90 en valt toch binnen de grens, want die geldt exclusief btw.
Dat mag niet bij onder meer intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen en handelingen waarvoor de medecontractant de btw verschuldigd is. Tussen Belgische btw-plichtigen gaat ook een vereenvoudigde factuur als gestructureerde e-factuur. Ze bevat minstens:
- De uitreikingsdatum en een opeenvolgend nummer.
- Uw naam, het adres van uw zetel en uw btw-nummer.
- Het btw-nummer van uw klant, of anders zijn naam en volledig adres.
- De aard van de geleverde goederen of diensten.
- Per tarief de maatstaf van heffing en het btw-bedrag.
- Bij een verbeterend document: een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur en de wijziging.
Sinds 2026: B2B-facturen als gestructureerde e-factuur via Peppol
Sinds 1 januari 2026 gebruiken alle Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen; een pdf via e-mail of een platform volstaat daarvoor niet meer. Standaard is dat Peppol BIS via het Peppol-netwerk. Met akkoord van beide partijen mag een ander formaat dat aan de Europese norm voldoet.
Ook kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling vallen eronder; facturen aan particulieren niet. Ondernemingen met alleen door artikel 44 vrijgestelde handelingen, gefailleerde btw-plichtigen en buitenlandse btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België hoeven geen e-facturen te versturen. Wie alleen aan particulieren factureert, moet ze wel kunnen ontvangen.
De verplichte vermeldingen blijven gelden en staan nu in de velden van de e-factuur; wettelijke teksten zoals de medecontractantvermelding komen in een notitie. Een pdf mag u vrijwillig meesturen.
Peppol-verplichting 2026: gids voor e-facturatie in België
Uw vermeldingen invullen in Factuur Simpel
In Factuur Simpel vult u uw bedrijfsgegevens één keer in. Uw btw-nummer, IBAN en het btw-nummer van uw klant komen daarna op elke factuur, met factuurdatum, leverdatum en vervaldag. Het volgende factuurnummer wordt voorgesteld, dubbele nummers worden geblokkeerd en de btw (21, 12 of 6%) wordt per tarief berekend.
Rechtsvorm, RPR of een vrijstellingsvermelding (met een 0%-tarief) zet u in de voettekst. Met btw verlegd voor een Belgische klant drukt Factuur Simpel de medecontractantvermelding af, en met het Compleet-abonnement factureert u via Peppol.
Veelgestelde vragen
Moet mijn rekeningnummer op de factuur staan?
Ja. Volgens artikel III.25 van het Wetboek van economisch recht vermeldt elke onderneming die in de KBO ingeschreven moet zijn, ook een eenmanszaak, op haar facturen het nummer van minstens één betaalrekening op haar naam bij een kredietinstelling in de Europese Economische Ruimte, naast haar ondernemingsnummer.
Wat is het verschil tussen ondernemingsnummer en btw-nummer?
Het ondernemingsnummer is uw nummer van tien cijfers in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Uw btw-nummer is datzelfde nummer met BE ervoor, bijvoorbeeld BE 0123.456.789. Nieuwere ondernemingsnummers kunnen ook met een 1 beginnen. Op uw factuur staat het btw-nummer als btw-gegeven en het ondernemingsnummer op grond van het Wetboek van economisch recht.
Mag ik nog pdf-facturen versturen?
Aan particulieren wel. Voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen is sinds 1 januari 2026 een gestructureerde e-factuur verplicht, standaard via Peppol, ook onder de vrijstellingsregeling. U mag vrijwillig een pdf meesturen, maar de gestructureerde e-factuur is de enige factuur die wettelijk verplicht is.
Welke vermelding zet een kleine onderneming op de factuur?
Past u de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toe (jaaromzet van niet meer dan € 25.000 exclusief btw), dan rekent u geen btw aan en vermeldt u volgens het KB nr. 1 "Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting" in plaats van de btw. U mag bovendien een vereenvoudigde factuur uitreiken.
Uw vaste vermeldingen automatisch op elke factuur
Probeer Factuur Simpel 30 dagen gratis. Uw btw-nummer en IBAN staan op elke factuur, de medecontractantvermelding wordt voor u afgedrukt en met Compleet factureert u via Peppol.
Gratis proefperiode. Daarna kiest u een betaald abonnement.