Kort antwoord
U moet uw uitgaande en inkomende facturen zeven jaar bijhouden, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de factuurdatum. Een factuur van maart 2026 bewaart u dus tot en met 31 december 2033. Voor facturen over onroerende bedrijfsmiddelen kan 15 of 25 jaar gelden. Bewaar Peppol-facturen bij voorkeur in het oorspronkelijke XML-formaat.
Deze gids is bedoeld voor zelfstandigen, ook in bijberoep, vrije beroepen en kmo’s. U leest hoelang de btw en de inkomstenbelastingen bewaring vragen en waarom u op sommige websites nog tien jaar ziet staan. U leest ook hoe u facturen bewaart die u sinds 2026 via Peppol ontvangt.
Hoelang moet u facturen bijhouden?
Zeven jaar. Voor de btw bewaart u alle facturen en kopieën van facturen zeven jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking (artikel 60 van het Btw-Wetboek). Dat geldt voor de facturen die u uitreikt en voor de facturen die u ontvangt, op papier of elektronisch.
Ook voor de inkomstenbelastingen geldt zeven jaar. De boeken en bescheiden waarmee uw belastbaar inkomen kan worden vastgesteld, bewaart u tot het einde van het zevende jaar of boekjaar na het belastbaar tijdperk (artikel 315 WIB 92). Valt uw belastbaar tijdperk samen met het kalenderjaar, dan komt dat voor stukken uit 2026 neer op 31 december 2033.
Door de btw-herzieningsregels kan een langere termijn gelden. Voor facturen over onroerende bedrijfsmiddelen, en over gebouwen die u met btw verhuurt, kan dat 15 of 25 jaar zijn. Bespreek zulke dossiers met uw boekhouder.
| Stukken | Termijn | Vanaf |
|---|---|---|
| Uitgaande en inkomende facturen (btw) | 7 jaar | 1 januari van het jaar na de factuurdatum |
| Boeken en bescheiden (inkomstenbelastingen) | Tot het einde van het 7e jaar of boekjaar | Na het belastbaar tijdperk |
| Facturen over onroerende bedrijfsmiddelen of met btw verhuurde gebouwen | 15 of 25 jaar | Volgens de btw-herzieningsregels |
Hoe bewaar ik facturen die ik ontving via e-facturering? (efactuur.belgium.be)
Zeven of tien jaar: wat is er veranderd?
Leest u elders dat u facturen tien jaar moet bewaren, dan is die informatie achterhaald. De wet van 20 november 2022 verlengde de fiscale bewaartermijn van zeven naar tien jaar. De wet van 18 december 2025 houdende diverse bepalingen, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 30 december 2025, heeft die verlenging teruggedraaid.
De terugkeer naar zeven jaar werkt terug in de tijd. Voor de btw geldt ze voor belastingen die vanaf 1 januari 2023 opeisbaar werden, voor de inkomstenbelastingen vanaf aanslagjaar 2023. De tienjarige termijn is dus ook voor recente jaren niet meer van toepassing.
Vanaf wanneer telt de termijn? Een rekenvoorbeeld
De termijn start niet op de factuurdatum zelf, maar op 1 januari van het volgende jaar. Daardoor lopen alle facturen van hetzelfde kalenderjaar tegelijk af. Archiveer daarom per jaar: zo weet u meteen wanneer een volledige map weg mag.
Drie facturen, twee einddata
Factuur 2026-0042 van 12 maart 2026: € 1.000,00 + 21% btw (€ 210,00) = € 1.210,00. De termijn start op 1 januari 2027 en loopt zeven jaar: bijhouden tot en met 31 december 2033. Factuur 2026-0198 van 28 december 2026: dezelfde einddatum, 31 december 2033. Factuur 2027-0001 van 4 januari 2027: de termijn start op 1 januari 2028, dus bijhouden tot en met 31 december 2034.
Hoe bewaart u facturen die u via Peppol ontvangt?
Bewaar bij voorkeur het oorspronkelijke XML-bestand. Sinds 1 januari 2026 wisselen Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen uit via het Peppol-netwerk, tenzij beide partijen iets anders afspreken. Ook wie alleen voor particulieren werkt, moet de e-facturen van leveranciers kunnen ontvangen. De regels voor archivering zijn niet veranderd.
U mag een factuur in een ander formaat bewaren, maar alleen als de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud gewaarborgd blijven, vanaf de uitreiking of ontvangst tot het einde van de bewaartermijn. De overheid raadt het oorspronkelijke XML-formaat sterk aan, omdat de bewijslast na een omzetting aanzienlijk zwaarder wordt. Een pdf-weergave is handig om te lezen, maar bewaar het XML-bestand erbij.
Kunt u die waarborgen niet aantonen, dan kan de FOD Financiën de btw-aftrek weigeren. Zowel de klant als de leverancier kan dan een administratieve boete krijgen.
Open een XML-factuur (UBL) leesbaar in uw browser
Papier, scan of cloud: wat is toegestaan?
U kiest zelf hoe u archiveert, zonder voorafgaande goedkeuring van de FOD Financiën. Papieren facturen mag u inscannen en elektronisch bewaren. Een elektronische factuur afdrukken mag juridisch ook, maar dan verliest u de voordelen van het digitale bestand.
Archiveren in de cloud of via een dienstverlener is toegestaan, zolang u de facturen op ieder verzoek en zonder uitstel aan de FOD Financiën kunt voorleggen. Kan een dienstverlener de wettelijke bewaartermijn niet garanderen, dan moet u zelf een andere oplossing zoeken. Voorzie ook een back-up: een informaticaprobleem heeft dezelfde gevolgen als een brand in een papieren archief.
Checklist voor uw facturenarchief
Met een vaste indeling per kalenderjaar vindt u stukken snel terug bij een controle en weet u wanneer u mag opruimen.
- Maak per kalenderjaar een map met aparte delen voor uitgaande facturen, inkomende facturen en rekeninguittreksels.
- Bewaar Peppol-facturen als XML-bestand, met de pdf-weergave als leesversie ernaast.
- Zet het factuurnummer en de datum in elke bestandsnaam.
- Exporteer uw facturen minstens jaarlijks uit uw facturatieprogramma en zeker voordat u van programma wisselt of uw account afsluit.
- Bewaar een back-up op een tweede plaats en test af en toe of oude bestanden nog openen.
- Noteer op elke jaarmap tot wanneer u ze moet bewaren: 31 december van het zevende jaar na dat kalenderjaar.
- Houd dossiers over onroerende bedrijfsmiddelen apart, omdat daarvoor 15 of 25 jaar kan gelden.
Uw facturen exporteren met Factuur Simpel
Factuur Simpel bewaart uw facturen, uitgaven en klanten zolang uw account bestaat. Het programma is geen archiefdienst met een gegarandeerde bewaartermijn: de wettelijke bewaarplicht blijft bij u. Daarom kunt u uw gegevens zelf exporteren en in uw eigen archief bewaren.
Via Exporteren kiest u een periode en downloadt u uw facturen als Excel-overzicht of als ZIP-bestand met pdf’s. Met het abonnement Compleet verstuurt en ontvangt u facturen via Peppol; die exporteert u als XML-bestanden (UBL). Ook uw uitgaven en klanten kunt u exporteren.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn facturen zeven of tien jaar bijhouden?
Zeven jaar. De verlenging naar tien jaar uit 2022 is door de wet van 18 december 2025 met terugwerkende kracht teruggedraaid: voor de btw voor belastingen die vanaf 1 januari 2023 opeisbaar werden, voor de inkomstenbelastingen vanaf aanslagjaar 2023. Voor facturen over onroerende bedrijfsmiddelen kan wel 15 of 25 jaar gelden.
Mag ik een Peppol-factuur als pdf bewaren?
Het formaat mag wijzigen, zolang de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud gewaarborgd blijven tot het einde van de bewaartermijn. De overheid raadt wel sterk aan om het oorspronkelijke XML-bestand te bewaren, omdat u na een omzetting veel meer moet kunnen bewijzen. Bewaar de pdf dus hooguit als extra leesversie.
Mag ik mijn facturen in de cloud bewaren?
Ja. Archiveren via cloud-computing is toegestaan, net als het inschakelen van een dienstverlener. U moet de facturen wel op ieder verzoek en zonder uitstel aan de FOD Financiën kunnen voorleggen. Kan de dienstverlener de bewaartermijn niet garanderen, dan zoekt u zelf een andere oplossing. Een back-up is daarom nodig.
Wanneer mag ik mijn facturen van 2026 vernietigen?
Voor de btw loopt de termijn voor facturen van 2026 vanaf 1 januari 2027 zeven jaar, tot en met 31 december 2033. Vanaf 1 januari 2034 hoeft u ze voor de btw niet meer bij te houden, tenzij een langere termijn geldt, zoals bij onroerende bedrijfsmiddelen. Ga ook na of u ze nog nodig hebt voor de inkomstenbelastingen.
Bouw uw eigen facturenarchief op
Maak uw facturen in Factuur Simpel en exporteer ze per periode naar Excel, als ZIP met pdf’s of, voor Peppol-facturen, als XML. Zo houdt u zelf een volledig archief bij voor uw boekhouder en de fiscus.
Gratis proefperiode. Daarna kiest u een betaald abonnement.