Een Excel-sjabloon kan handig zijn voor eenvoudige facturen en eigen berekeningen. Of het als volledige facturatiewerkwijze volstaat, hangt in België ook af van aan wie u factureert. Begin met het vereiste factuurformaat en vergelijk daarna hoeveel invoer en opvolging u zelf wilt doen.
Voor Belgische B2B-facturen is een PDF vaak niet voldoende
Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor de meeste transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Een gewone factuur uit Excel die u als PDF mailt, voldoet voor die transacties niet. Er bestaan uitzonderingen; de overheid beschrijft zowel de betrokken ondernemingen als de uitgesloten handelingen.
Voor uitgaande facturen aan particulieren geldt deze B2B-verplichting niet. Een onderneming die alleen aan particulieren verkoopt, kan wel gestructureerde facturen van leveranciers moeten ontvangen. Een spreadsheet kan dus nuttig blijven voor berekeningen, terwijl u voor de uitwisseling van facturen een aanvullende oplossing nodig heeft.
Belgische overheid: voor wie geldt de e-facturatieplicht?
Het verschil tussen een PDF en een gestructureerde e-factuur
Wanneer blijft een Excel-sjabloon nuttig?
Voor situaties waarin uw gekozen factuurformaat is toegestaan, kan Excel bij een beperkt aantal eenvoudige facturen goed werken. U bepaalt zelf de indeling en formules. Vooral als u het programma kent en een vaste administratie bijhoudt, is die vrijheid praktisch.
Maak wel onderscheid tussen uw lege sjabloon en uw verstuurde facturen. Bewaar iedere uitgereikte versie, bescherm belangrijke formules en houd een factuuroverzicht bij. Noteer minstens nummer, datum, klant, bedrag en betaalstatus, zodat u ook na verzending weet wat nog openstaat.
Wat verandert er in uw dagelijkse facturatie?
Deze vergelijking neemt een gewoon Excel-sjabloon als uitgangspunt. U kunt zelf uitgebreidere spreadsheets bouwen, maar moet die ook onderhouden. Bij software beoordeelt u de beschikbare functies en het passende abonnement. Een verzorgd PDF-document is op zichzelf geen bewijs dat een oplossing gestructureerde e-facturatie ondersteunt.
De meerwaarde zit vaak in gegevens hergebruiken. U kiest een bestaande klant en vindt uw facturen terug in een overzicht. Dat kan los knip- en plakwerk beperken. U blijft zelf de juiste prestatie, bedragen en btw-behandeling controleren.
| Taak | Excel-sjabloon | Factuur Simpel |
|---|---|---|
| Klant selecteren | Gegevens overnemen | Opgeslagen klant kiezen |
| Nummer kiezen | Eigen teller beheren | Volgend nummer voorgesteld |
| Factuur opmaken | Sjabloon bijhouden | Vaste opmaak |
| Betaling registreren | Eigen lijst bijwerken | Als betaald markeren |
Kies op basis van uw werk, klanten en totale kosten
U heeft geen bepaald aantal facturen nodig om baat te hebben bij software. Terugkerende klanten, verspreide documenten en tijd aan betaalopvolging kunnen de keuze even sterk bepalen. Een zelfstandige met weinig ingewikkelde facturen heeft andere noden dan iemand die regelmatig aan bedrijven factureert.
Vergelijk de abonnementskosten met de tijd die u aan invoer, controle en zoeken besteedt. Neem ook eventuele kosten en voorwaarden voor koppelingen of aanvullende diensten mee. Gebruik een proefperiode om uw eigen taken uit te voeren: één klant toevoegen, een factuur maken en een betaling vastleggen.
Een bruikbare vergelijking
Neem een recente opdracht en maak daarvoor een concept in beide werkwijzen. Beoordeel niet alleen de opmaak: kijk ook hoe u de klant terugvindt, het nummer controleert en later de betaling registreert. Verzend het testdocument niet als tweede factuur voor dezelfde opdracht.
Van Excel naar software zonder uw overzicht te verliezen
Een overstap vraagt een duidelijke aansluiting, geen nieuwe factuur voor iedere oude verkoop. Door de oorspronkelijke documenten te bewaren en openstaande posten apart op te volgen, voorkomt u dat uw klant dezelfde opdracht tweemaal gefactureerd krijgt.
- Bewaar uw spreadsheet en oorspronkelijke facturen als historisch overzicht.
- Noteer het laatst gebruikte nummer en de facturen die nog niet betaald zijn.
- Stel uw bedrijfsgegevens in en voeg de klanten voor uw volgende opdrachten toe.
- Controleer één concept op nummering, gegevens, bedragen en de benodigde verzendwijze.
- Leg een startdatum vast voor nieuwe facturen en spreek af waar u oude betalingen blijft opvolgen.
Veelgestelde vragen
Mag ik in België nog een factuur in Excel maken?
Excel kan nog nuttig zijn voor berekeningen en voor situaties waarin uw gekozen factuurformaat is toegestaan. Voor transacties die onder de Belgische B2B-plicht sinds 1 januari 2026 vallen, volstaat een gewone Excel- of PDF-factuur niet: daarvoor is een gestructureerde elektronische factuur nodig.
Is er een minimumaantal facturen om over te stappen?
Nee. Kijk naar uw klanten, de vereiste verzendwijze, de complexiteit van uw facturen en de tijd voor invoer en opvolging. Ook met weinig facturen kan een vaste softwarewerkwijze praktisch zijn.
Moet ik mijn oude facturen opnieuw uitreiken?
Een overstap is op zichzelf geen reden om oude verkopen opnieuw te factureren. Bewaar de oorspronkelijke documenten, leg openstaande posten vast en zorg voor een duidelijke aansluiting van uw nieuwe nummering.
Probeer de werkwijze met een herkenbare opdracht
Maak een eerste concept in Factuur Simpel en ervaar hoe opgeslagen klantgegevens en een factuuroverzicht uw werk ondersteunen.
Gratis proefperiode. Daarna kiest u een betaald abonnement.