Peppol verplicht sinds 2026: e-facturatie in België uitgelegd
Peppol is sinds 1 januari 2026 verplicht voor facturen tussen Belgische btw-plichtigen. Wat Peppol is, wie eronder valt, de boetes en hoe u start.
Door Factuur Simpel · Gepubliceerd op · Bijgewerkt op
Kort antwoord
Peppol is het netwerk waarlangs facturatieprogramma’s e-facturen rechtstreeks naar elkaar sturen. Sinds 1 januari 2026 wisselen alle in België gevestigde btw-plichtige ondernemingen hun facturen onderling uit als gestructureerde elektronische factuur, standaard via Peppol. Een pdf per e-mail volstaat daarvoor niet meer. Ook de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen valt er in principe onder. Wie geen e-facturen kan versturen en ontvangen, riskeert een boete van 1.500 tot 5.000 euro. De algemene tolerantieperiode liep eind maart 2026 af.
Deze gids is voor zelfstandigen en kmo’s met een Belgisch btw-nummer. U leest wat er precies verplicht is, voor wie de regels gelden en waar verzenden en ontvangen verschillen, welke sancties gelden nu de tolerantie voorbij is, wat er in 2028 volgt en welke fiscale aftrek u kunt gebruiken. Alle regels komen van efactuur.belgium.be, de officiële site van de federale overheid; de bronnen staan onderaan.
Wat is Peppol?
Peppol is een internationaal netwerk waarlangs facturatieprogramma’s elektronische facturen en andere aankoopdocumenten rechtstreeks naar elkaar sturen. Het begon als Europees project en wordt sinds 2012 beheerd door OpenPeppol, een internationale vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht.
Peppol is geen portaal waar u inlogt. Het is een netwerk met vaste afspraken: u sluit aan via een erkende Peppol-dienstverlener, in de praktijk via uw facturatieprogramma. Uw klant doet hetzelfde, en zo komt de factuur van programma tot programma.
Op het netwerk heeft elke onderneming een Peppol-ID, in België meestal 0208 gevolgd door het ondernemingsnummer. De factuur zelf is een bestand in het formaat Peppol BIS, dat de software van uw klant automatisch inleest.
Hoe werkt Peppol? Versturen, ontvangen en kosten uitgelegd
Wat is er sinds 1 januari 2026 verplicht?
Facturen tussen twee Belgische btw-plichtige ondernemingen moeten een gestructureerde elektronische factuur zijn: een bestand dat rechtstreeks van de software van de leverancier naar de software van de klant gaat. Een pdf versturen via e-mail of via een platform volstaat voor die facturen niet meer.
Standaard verloopt die uitwisseling via het Peppol-netwerk, in het formaat Peppol BIS. Een ander kanaal of formaat mag alleen als u en uw klant dat onderling afspreken en het formaat voldoet aan de Europese norm EN 16931.
| Situatie | Wat is toegestaan? |
|---|---|
| B2B: tussen twee Belgische btw-plichtigen | Alleen een gestructureerde e-factuur, standaard via Peppol. Verplicht sinds 1 januari 2026; pdf en papier volstaan niet. |
| B2G: factuur aan een overheid | Alleen een gestructureerde e-factuur via Peppol, voor opdrachten gepubliceerd na 1 maart 2024 en in de regel vanaf 3.000 euro excl. btw. |
| B2C, buitenland en andere situaties | Papier mag. Een pdf of e-factuur mag als de ontvanger akkoord gaat; een Peppol-registratie geldt als akkoord. |
efactuur.belgium.be: gestructureerde elektronische facturen verplicht sinds 2026
Voor wie geldt de Peppol-verplichting?
Bent u in België gevestigd en hebt u een actief btw-nummer, dan geldt de verplichting voor uw onderneming. Of u een vennootschap hebt of een eenmanszaak, en of u zelfstandige bent in hoofd- of bijberoep, maakt niet uit.
Ook onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (jaaromzet tot 25.000 euro) valt u in principe onder de verplichting. De overheid bevestigde dat in april 2026 nog eens uitdrukkelijk. Valt u onder de bijzondere landbouwregeling, dan moet u minstens e-facturen kunnen ontvangen.
Werkt u alleen voor particulieren? Voor die facturen geldt de verplichting niet. Koopt u wel bij Belgische ondernemingen, dan moet u hun e-facturen kunnen ontvangen. Alleen wie geen enkele factuur uitreikt aan of ontvangt van een Belgische btw-plichtige, valt er volledig buiten.
Is een van beide partijen niet btw-plichtig, dan geldt de verplichting niet voor hun onderlinge facturen. Of een klant btw-plichtig is, ziet u in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO): onder ‘Hoedanigheden’ staat dan ‘Onderworpen aan btw’.
efactuur.belgium.be: voor wie wordt e-facturatie verplicht?
efactuur.belgium.be: vrijstellingsregeling en einde van de tolerantieperiode (april 2026)
Uitzonderingen: verzenden en ontvangen apart bekeken
Er zijn maar enkele uitzonderingen, en die zijn niet dezelfde voor verzenden en ontvangen. Een gefailleerde onderneming hoeft bijvoorbeeld geen e-facturen te versturen, maar moet ze wel kunnen ontvangen.
- Is een handeling zelf vrijgesteld door artikel 44 van het Btw-Wetboek, dan hoeft u voor die handeling geen gestructureerde e-factuur te versturen of te ontvangen.
- Een buitenlandse onderneming zonder vaste inrichting moet haar Belgische klanten zelf laten weten dat ze buiten de verplichting valt.
| Situatie | Verzenden en ontvangen |
|---|---|
| Alleen handelingen die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Btw-Wetboek | Hoeft niet te verzenden en niet te ontvangen |
| Niet in België gevestigd, zonder vaste inrichting (ook met Belgisch btw-nummer) | Hoeft niet te verzenden en niet te ontvangen |
| Gefailleerde btw-plichtige | Hoeft niet te verzenden, moet wel kunnen ontvangen |
| Forfaitaire btw-plichtige (artikel 56, verdwijnt uiterlijk op 1 januari 2028) | Hoeft niet te verzenden, moet wel kunnen ontvangen |
| Vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen | Moet verzenden en ontvangen |
Welke boetes gelden er?
De bestaande btw-boetes voor facturen die ontbreken, te laat zijn of fouten bevatten, gelden ook voor gestructureerde e-facturen. Sinds een koninklijk besluit van 8 juli 2025 is er daarnaast een aparte boete voor wie niet over de technische middelen beschikt om gestructureerde e-facturen uit te reiken en te ontvangen:
- eerste overtreding: 1.500 euro
- tweede overtreding: 3.000 euro
- volgende overtredingen: 5.000 euro
Wanneer telt een overtreding als tweede?
Pas als de administratie ze minstens drie maanden na de vorige beboete overtreding vaststelt. Twee vaststellingen in dezelfde week leiden dus niet meteen tot 3.000 euro.
Btw-aftrek voor uw klant
Om btw af te trekken moet uw klant over een regelmatige factuur beschikken. Voor een aankoop die onder de verplichting valt, is dat een gestructureerde e-factuur. Er is een uitzondering onder strikte voorwaarden, het zogenaamde ‘substance over form’-principe, maar daar wil uw klant liever niet op rekenen. Een zakelijke klant heeft er dus zelf belang bij dat uw factuur via Peppol binnenkomt.
Tolerantieperiode: wat gold er in 2026 en wat nu?
- Januari tot en met maart 2026: de FOD Financiën legde geen sancties op voor inbreuken op de nieuwe verplichting, als de onderneming kon aantonen dat ze zich tijdig en redelijk had voorbereid. Een algemeen uitstel is er nooit gekomen.
- Voor self-billing (facturatie door de klant) gold nog een aparte tolerantie tot en met 30 juni 2026, voor wie wachtte op zijn softwareleverancier.
- Nu kan de FOD Financiën alleen in uitzonderlijke omstandigheden afzien van een boete, na een individuele analyse. U legt uw dossier dan voor via het contactformulier op efactuur.belgium.be.
Tolerantieperiode eerste drie maanden 2026 (18 december 2025)
Einde van de algemene tolerantieperiode voor e-facturering (7 april 2026)
Wat als uw klant nog niet via Peppol kan ontvangen?
Kan uw klant om technische redenen geen e-factuur ontvangen, dan hoeft u geen gestructureerde e-factuur uit te reiken. U reikt wel een factuur uit, op papier of elektronisch, bijvoorbeeld als pdf. Een elektronische factuur spreekt u samen af. Zo’n factuur is rechtsgeldig en u voldoet daarmee aan uw factuurplicht.
Uw klant blijft verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen en moet dat zonder uitstel regelen. Zodra het werkt, hoeft u eerdere facturen niet opnieuw als e-factuur te versturen.
Twee misverstanden: u hoeft uw klanten niet om een Peppol-ID te vragen, en een klant mag uw Peppol-factuur niet weigeren omdat er geen pdf in bijlage zit. Wilt u toch vooraf weten of een klant bereikbaar is? Zoek het ondernemingsnummer op met de Peppol-ID-tool.
Wat volgt: e-reporting in 2028 en Europese e-facturatie in 2030
Vandaag gaan er nog geen gegevens uit uw e-facturen naar de btw-administratie. E-reporting, waarbij factuurgegevens bijna in realtime aan de overheid worden gemeld, staat in het federale regeerakkoord 2025-2029 met als timing 2028. Het moet nog in Belgische wetgeving worden omgezet, dus de precieze startdatum en regels liggen nog niet vast.
Vanaf 2030 geldt ook een verplichting tot e-facturatie voor facturen tussen EU-lidstaten. Al vandaag kunt u via Peppol facturen uitwisselen met buitenlandse ondernemingen die op het netwerk zitten, als beide partijen dat willen.
Fiscaal voordeel: 120% kostenaftrek voor uw facturatiepakket
Kleine kmo’s en zelfstandigen mogen in de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027 een verhoogde kostenaftrek van 120% toepassen op de periodieke abonnementskosten van facturatiepakketten en op advieskosten die ze specifiek maken om aan de nieuwe verplichting te voldoen.
Betaalt u voor een bestaand software-abonnement een meerprijs voor e-facturatie, dan komt alleen die meerprijs in aanmerking, en alleen als ze afzonderlijk op de factuur staat. Afschrijvingen tellen nooit mee. Investeert u zelf in digitale systemen, dan bestaat er sinds 1 januari 2025 een verhoogde investeringsaftrek van 20%.
Een kleine vennootschap overschrijdt op de balansdatum van het laatst afgesloten boekjaar niet meer dan één van deze grenzen: 11.250.000 euro omzet, 6.000.000 euro balanstotaal en 50 werknemers.
Rekenvoorbeeld
U neemt als kleine kmo een jaarabonnement op een facturatiepakket met Peppol, bijvoorbeeld Compleet bij Factuur Simpel voor € 219,99 excl. btw. Met de verhoogde aftrek boekt u € 263,99 als beroepskost in plaats van € 219,99. Uw aftrekbare kosten stijgen zo met € 44,00. Uw boekhouder verwerkt dat in uw aangifte.
In vier stappen in orde
- Kijk in de KBO welke klanten en leveranciers btw-plichtig zijn. Zo weet u of u moet versturen, ontvangen of allebei.
- Kies een facturatieprogramma dat Peppol-facturen verstuurt en ontvangt, en registreer uw ondernemingsnummer op Peppol.
- Controleer of uw klanten op Peppol staan. Wie om technische redenen nog niet kan ontvangen, krijgt volgens de terugvalregel een factuur op papier of als pdf.
- Laat de Peppol-facturen van uw leveranciers binnenkomen in hetzelfde programma en spreek met uw boekhouder af hoe u ze doorgeeft.
Peppol-facturen versturen en ontvangen met Factuur Simpel
In Factuur Simpel maakt u uw factuur op zoals altijd en verstuurt u ze via Peppol naar klanten die op het netwerk staan. U registreert uw onderneming zelf op Peppol vanuit het programma, en u betaalt geen kosten per factuur.
Peppol-facturen van leveranciers komen binnen als uitgave, en u kunt ze doorsturen, bijvoorbeeld naar uw boekhouder. Een creditnota maakt u met één klik vanuit de oorspronkelijke factuur, en de vermelding voor btw medecontractant zet u met een schakelaar op de factuur. Het UBL-bestand van een Peppol-factuur kunt u exporteren, en een ontvangen UBL-bestand opent u met de gratis UBL-viewer.
Peppol zit in het abonnement Compleet (€ 21,99 per maand of € 219,99 per jaar, excl. btw) en in de proefperiode van 30 dagen, waarvoor u geen betaalgegevens nodig hebt. Na de proefperiode kiest u Starter of Compleet; Starter bevat geen Peppol en een gratis abonnement is er niet.
Zo verstuurt u een Peppol-factuur met Factuur Simpel
Veelgestelde vragen
Is Peppol verplicht voor elke Belgische onderneming?
Voor in België gevestigde btw-plichtigen die facturen uitwisselen met andere Belgische btw-plichtigen wel: sinds 1 januari 2026 zijn gestructureerde e-facturen verplicht, en Peppol is de standaardroute. Een ander kanaal mag alleen bij onderling akkoord en met een formaat dat aan EN 16931 voldoet. Wie alleen door artikel 44 vrijgestelde handelingen verricht, valt erbuiten.
Geldt de verplichting ook onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen?
Ja, in principe wel. Ook met een jaaromzet tot 25.000 euro onder de vrijstellingsregeling moet u gestructureerde e-facturen kunnen versturen en ontvangen voor uw facturen met Belgische btw-plichtigen.
Ik factureer alleen aan particulieren. Moet ik iets doen?
Uw facturen aan particulieren vallen niet onder de verplichting. Koopt u bij Belgische ondernemingen, dan moet u wel hun e-facturen kunnen ontvangen.
Hoe hoog zijn de boetes voor e-facturatie?
Wie niet over de technische middelen beschikt om e-facturen te versturen en te ontvangen, riskeert 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro bij volgende overtredingen. Daarnaast gelden de bestaande btw-boetes voor ontbrekende of foutieve facturen. De algemene tolerantieperiode liep eind maart 2026 af.
Mag ik nog een pdf sturen als mijn klant geen Peppol heeft?
Ja, als uw klant om technische redenen geen e-factuur kan ontvangen. U reikt dan een factuur uit op papier of elektronisch, bijvoorbeeld als pdf; voor een elektronische factuur moet uw klant akkoord gaan. Uw klant moet zich wel zo snel mogelijk in orde stellen.
Wat kost Peppol bij Factuur Simpel?
Peppol versturen en ontvangen zit in het abonnement Compleet (€ 21,99 per maand excl. btw) en in de gratis proefperiode van 30 dagen. U betaalt geen kosten per factuur.
Verstuur en ontvang uw facturen via Peppol
Peppol zit in Compleet en in de proefperiode van 30 dagen. U registreert uw ondernemingsnummer zelf op Peppol en betaalt geen kosten per factuur.
Gratis proefperiode. Daarna kiest u een betaald abonnement.
Bronnen en verdere uitleg
- FOD BOSA, efactuur.belgium.be: gestructureerde elektronische facturen tussen ondernemingen verplicht sinds 2026
- efactuur.belgium.be: voor wie wordt e-facturatie verplicht?
- efactuur.belgium.be: specifieke vragen over e-facturering (sancties en recht op aftrek)
- efactuur.belgium.be: algemene vragen B2B (klant niet klaar, pdf-bijlage, Peppol-ID)
- Tolerantieperiode eerste drie maanden 2026
- Einde van de algemene tolerantieperiode voor e-facturering
- E-facturering: btw-maatregelen vanaf 1 januari 2026
- efactuur.belgium.be: algemene vragen over e-reporting
- Kan ik e-facturering ook toepassen buiten België?
- Fiscale stimulansen voor het invoeren van e-facturering
- OpenPeppol: over Peppol (Engels)