Kort antwoord
Een Belgische factuur bevat: uw naam, adres, ondernemingsnummer en btw-nummer, de gegevens en het btw-nummer van uw klant, een opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum en de datum van levering of dienst, regels met hoeveelheid, eenheidsprijs en btw-tarief, per tarief de maatstaf van heffing en de btw, en uw rekeningnummer. Hieronder ziet u een volledig ingevulde voorbeeldfactuur en de vermeldingen die veranderen bij de medecontractant, de vrijstellingsregeling, particulieren en klanten in de EU.
Wilt u zien hoe een correcte factuur er in de praktijk uitziet? Deze pagina toont een volledig ingevulde voorbeeldfactuur van een zelfstandige, een voorbeeld met 6% en 21% btw en de vermeldingen die veranderen bij de medecontractant, de vrijstellingsregeling, een particulier, een klant in de EU en een creditnota. Alle namen en nummers zijn fictief.
Voorbeeldfactuur van een zelfstandige, volledig ingevuld
Webatelier Zuid, de eenmanszaak van een zelfstandige webdesigner in Gent, heeft een website gebouwd voor Groenhuis BV in Brugge. De website is opgeleverd op 18 september 2026; de factuur volgt op 25 september. Alle regels vallen onder het normale btw-tarief van 21%.
Groenhuis BV is een Belgische btw-plichtige onderneming. Sinds 1 januari 2026 verstuurt u zo’n factuur als gestructureerde e-factuur, standaard via Peppol. De vermeldingen blijven dezelfde; de e-factuur bevat ze als gegevensvelden. Aan particulieren mag u een pdf sturen, bijvoorbeeld opgemaakt met de gratis factuurgenerator.
Voorbeeldfactuur 2026-057
FACTUUR Webatelier Zuid Voorbeeldstraat 12 9000 Gent Ondernemingsnummer: 0123.456.789 Btw-nummer: BE 0123.456.789 Rekeningnummer: BE00 1234 5678 9012 Aan: Groenhuis BV Voorbeeldlaan 8 8000 Brugge Btw-nummer: BE 0987.654.321 Factuurnummer: 2026-057 Factuurdatum: 25 september 2026 Datum van de dienst: 18 september 2026 Vervaldag: 25 oktober 2026 Uw referentie: bestelbon 4471 Website ontwerpen en bouwen, vaste prijs: 1 × € 1.200,00 = € 1.200,00 (btw 21%) Extra aanpassingen na oplevering: 3 uur × € 65,00 = € 195,00 (btw 21%) Licenties stockfoto’s: 4 × € 15,00 = € 60,00 (btw 21%) Maatstaf van heffing 21%: € 1.455,00 Btw 21%: € 305,55 Te betalen: € 1.760,55 Gelieve € 1.760,55 te betalen vóór 25 oktober 2026 op BE00 1234 5678 9012 met mededeling 2026-057.
Zo is de voorbeeldfactuur opgebouwd
Elk blok op de factuur heeft een functie. De tabel toont per onderdeel wat er in het voorbeeld staat en waarom. De volledige lijst met verplichte vermeldingen en uitzonderingen vindt u in de gids over verplichte vermeldingen.
| Onderdeel | In het voorbeeld |
|---|---|
| Uw gegevens | Naam en adres, ondernemingsnummer 0123.456.789 en btw-nummer BE 0123.456.789: BE gevolgd door het ondernemingsnummer. Nieuwere ondernemingsnummers kunnen ook met een 1 beginnen. |
| Rechtsvorm en RPR | Niet van toepassing, want Webatelier Zuid is een eenmanszaak. Een BV, NV, CV of vzw vermeldt ook de rechtsvorm, de zetel en RPR met de rechtbank, bijvoorbeeld RPR Gent. |
| Gegevens van uw klant | Naam, adres en btw-nummer van Groenhuis BV. Bij een btw-plichtige klant hoort het btw-nummer op de factuur. |
| Factuurnummer | 2026-057 volgt op 2026-056, in één doorlopende reeks. |
| Factuurdatum en datum van de dienst | Uitgereikt op 25 september, dienst verricht op 18 september. Verschilt die datum van de factuurdatum, dan vermeldt u ze apart. |
| Factuurregels | Per regel de gebruikelijke benaming, de hoeveelheid, de eenheidsprijs exclusief btw en het btw-tarief. |
| Maatstaf van heffing en btw | Per tarief het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag, daarna het totaal te betalen. |
| Rekeningnummer en mededeling | Een rekeningnummer op uw naam is verplicht volgens het Wetboek van economisch recht. Het factuurnummer als mededeling helpt om de betaling te koppelen. |
Voorbeeld met 6% en 21% btw: totalen per tarief
Levert u goederen of diensten met verschillende btw-tarieven, dan vermeldt u per tarief de maatstaf van heffing en het btw-bedrag. In dit voorbeeld levert een koffiebranderij aan een kantoor. Koffie en thee staan in tabel A van het KB nr. 20 en vallen onder 6% btw; de koffiemolen valt onder 21%.
Tel eerst de regels per tarief op en bereken dan de btw over elk subtotaal. Het totaal te betalen is de som van de maatstaven van heffing plus alle btw.
| Factuurregel | Bedrag excl. btw (tarief) |
|---|---|
| Koffiebonen espresso: 12 × 1 kg à € 24,50 | € 294,00 (6%) |
| Thee: 4 dozen à € 11,25 | € 45,00 (6%) |
| Koffiemolen: 1 × € 349,00 | € 349,00 (21%) |
Totalen per btw-tarief
Maatstaf van heffing 6%: € 339,00 Btw 6%: € 20,34 Maatstaf van heffing 21%: € 349,00 Btw 21%: € 73,29 Totaal exclusief btw: € 688,00 Totaal btw: € 93,63 Te betalen: € 781,63
Varianten: welke vermelding verandert er op de factuur?
Niet elke factuur vermeldt 21% btw. In deze situaties blijft de opbouw gelijk, maar verandert de btw-regel of komt er een verplichte vermelding bij. Wanneer een regeling geldt, leest u in de gekoppelde gidsen.
Onder de tabel ziet u een factuur van een elektricien voor werk in onroerende staat met de medecontractant: daar is de verplichte tekst het langst.
| Situatie | Wat verandert er |
|---|---|
| Medecontractant: werk in onroerende staat voor een klant die periodieke btw-aangiften indient | Geen btw-tarief en geen btw-bedrag. Wel het btw-nummer van uw klant en de verplichte tekst die begint met "Verlegging van heffing". |
| Kleine onderneming met btw-vrijstelling | Geen btw-bedrag. Wel letterlijk de vermelding "Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting". |
| Particuliere klant | Geen btw-nummer van de klant; de btw staat er gewoon op. Een factuur is verplicht bij onder meer werk in onroerende staat en de verkoop van motorvoertuigen. Een pdf of papieren factuur volstaat. |
| Dienst aan een btw-plichtige in een andere lidstaat | Meestal geen Belgische btw. U vermeldt "Btw verlegd" en het btw-nummer van uw klant. |
| Goederen aan een btw-plichtige in een andere lidstaat | Geen btw. Wel het btw-nummer van uw klant en een vermelding van de vrijstelling, bijvoorbeeld "Vrijgestelde intracommunautaire levering, artikel 39bis Btw-Wetboek". |
| Creditnota | Een eigen volgnummer, negatieve bedragen, het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur en de vermelding "Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht." |
Voorbeeld: factuur van een elektricien met medecontractant
Aan: Bouwbedrijf Voorbeeld BV Voorbeeldlaan 20, 8000 Brugge Btw-nummer: BE 0987.654.321 Factuurnummer: 2026-112 Factuurdatum: 25 september 2026 Elektrische installatie, nieuwbouw Voorbeeldlaan 8: 16 uur × € 55,00 = € 880,00 Kabels, stopcontacten en verlichting: € 320,00 Maatstaf van heffing: € 1.200,00 Te betalen: € 1.200,00 Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten.
Btw medecontractant: voorwaarden en verplichte vermelding
Factuur zonder btw: vrijstellingsregeling en andere gevallen
Van voorbeeld naar uw eigen factuursjabloon
Een voorbeeldfactuur toont wat erop moet. Een factuursjabloon is het lege ontwerp dat u telkens invult. Een sjabloon in Word of Excel volstaat voor facturen aan particulieren, maar u houdt dan zelf de nummering en de btw-berekening bij. Voor Belgische btw-plichtige klanten heeft u sinds 2026 software nodig die e-facturen via Peppol verstuurt.
Voor een losse pdf-factuur gebruikt u de gratis factuurgenerator. Factureert u vaker, dan werkt een facturatieprogramma sneller. In Factuur Simpel staan uw gegevens, logo en klanten klaar, stelt het programma het volgende factuurnummer voor en berekent het de btw per tarief. Met het Compleet-abonnement verstuurt en ontvangt u facturen via Peppol, zonder kosten per factuur.
Factuurgenerator: invullen en downloaden als pdf
Veelgemaakte fouten bij het overnemen van een voorbeeld
Deze fouten ziet u vaak in facturen die op basis van een voorbeeld of een oud bestand zijn opgemaakt:
- Geen rekeningnummer op de factuur, terwijl het Wetboek van economisch recht dat verplicht.
- Een oude factuur kopiëren en het factuurnummer niet aanpassen, waardoor een nummer twee keer voorkomt.
- Alleen het totaalbedrag vermelden, zonder maatstaf van heffing, tarief en btw-bedrag per tarief.
- Bij de medecontractant alleen "btw verlegd" zetten in plaats van de volledige verplichte tekst.
- Als kleine onderneming 0% btw vermelden zonder de tekst "Bijzondere vrijstellingsregeling van belasting".
- Een pdf mailen naar een Belgische btw-plichtige klant, terwijl daarvoor sinds 1 januari 2026 een e-factuur via Peppol verplicht is.
Veelgestelde vragen
Mag ik een factuur in Word of Excel opmaken?
Voor particulieren wel, zolang alle verplichte vermeldingen erop staan. Voor facturen aan Belgische btw-plichtige ondernemingen is sinds 1 januari 2026 een gestructureerde e-factuur verplicht, standaard via Peppol. Een pdf uit Word of Excel kunt u dan hoogstens als bijlage meesturen.
Wat is het verschil tussen een factuur voorbeeld en een factuursjabloon?
Een factuur voorbeeld is een ingevulde factuur die toont hoe alles samenkomt, zoals de voorbeeldfactuur op deze pagina. Een factuursjabloon is een leeg ontwerp met vaste velden, dat u voor elke nieuwe factuur opnieuw invult.
Heb ik een handtekening nodig op mijn factuur?
Nee. Een handtekening staat niet bij de verplichte vermeldingen van artikel 5 van het KB nr. 1. Een factuur zonder handtekening is dus volledig.
Moet mijn rekeningnummer op de factuur?
Ja. Volgens artikel III.25 van het Wetboek van economisch recht vermeldt elke onderneming die in de KBO ingeschreven moet zijn, het nummer van minstens één betaalrekening op haar naam bij een kredietinstelling in de Europese Economische Ruimte.
Moet ik een gestructureerde mededeling gebruiken?
Nee, een gestructureerde mededeling (+++…+++) staat niet bij de verplichte vermeldingen op een factuur. Het factuurnummer als vrije mededeling volstaat. Een gestructureerde mededeling kan wel handig zijn als uw boekhouding betalingen daarmee automatisch koppelt.
Hoe ziet een factuur aan een particulier eruit?
Bijna hetzelfde als een factuur aan een onderneming, maar zonder btw-nummer van de klant. De btw staat er gewoon op. U bent alleen in bepaalde gevallen verplicht om een particulier een factuur uit te reiken, zoals bij werk in onroerende staat. Een pdf of papieren factuur volstaat; Peppol is voor particulieren niet verplicht.
Maak uw eigen factuur op basis van dit voorbeeld
Probeer Factuur Simpel 30 dagen gratis, zonder betaalgegevens. Uw btw-nummer en rekeningnummer staan op elke factuur, de btw per tarief wordt berekend en met Compleet verstuurt u e-facturen via Peppol. Enkel een losse pdf nodig? Gebruik dan de gratis factuurgenerator.
Gratis proefperiode. Daarna kiest u een betaald abonnement.
Bronnen en verdere uitleg
- KB nr. 1 bij het Btw-Wetboek, artikel 5 (Justel)
- Wetboek van economisch recht, artikel III.25 (Justel)
- Wetboek van vennootschappen en verenigingen, artikel 2:20 (Justel)
- FOD Financiën: btw-tarieven
- Belgisch Staatsblad: koninklijk besluit van 26 oktober 2022 (artikel 20 KB nr. 1)
- FOD Financiën: vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen
- efactuur.belgium.be: voor wie wordt e-facturatie verplicht?