Kort antwoord
Bij het maken van een offerte vermeldt u uw naam, adres, ondernemingsnummer en rekeningnummer, de klant, een omschrijving van de prestatie, de prijs en een geldigheidstermijn. Tijdens die termijn kunt u het aanbod niet intrekken; zonder termijn bent u een redelijke tijd gebonden. Aan consumenten vermeldt u de totaalprijs, inclusief btw en verplichte kosten.
Een duidelijke offerte of bestek legt vast wat u levert, tegen welke prijs en tot wanneer uw aanbod geldt. Deze gids helpt zelfstandigen, ook in bijberoep, en kmo’s die zelf een offerte maken. U leest welke vermeldingen verplicht zijn, hoe geldigheid en aanvaarding werken en wat geldt voor consumenten, met een volledig voorbeeld.
Offerte opmaken: wat moet erin staan?
Uw ondernemingsnummer is verplicht. Het Wetboek van economisch recht eist het op alle akten, facturen, brieven, orders en andere stukken van uw onderneming, samen met het nummer van minstens één betaalrekening van de onderneming (art. III.25). Een offerte valt daar ook onder.
De rest kiest u zelf, maar deze onderdelen maken een offerte volledig:
- Uw naam of handelsnaam, adres, ondernemingsnummer en IBAN. Als btw-plichtige vermeldt u meestal ook uw btw-nummer: BE gevolgd door uw ondernemingsnummer.
- De gegevens van uw klant, met contactpersoon en eventuele bestelreferentie.
- Een offertenummer en de datum.
- Een omschrijving van de prestatie: wat inbegrepen is en wat niet.
- De prijs per onderdeel, het btw-tarief en het totaal.
- De geldigheidstermijn, liefst als concrete datum.
- Planning, betalingsvoorwaarden en een eventueel voorschot.
- Een verwijzing naar uw algemene voorwaarden, als u die gebruikt.
Hoe lang is een offerte geldig?
Zo lang als de termijn die u zelf vermeldt. Sinds 1 januari 2023 bepaalt het Burgerlijk Wetboek (boek 5, art. 5.19) dat een aanbod onherroepelijk blijft gedurende de termijn die erin staat, of bij gebrek daaraan gedurende een redelijke termijn.
Ook zonder termijn bent u dus een tijd aan uw prijs gebonden. Hoe lang precies, ligt niet vast. Vermeld daarom een concrete einddatum, bijvoorbeeld 30 dagen na de offertedatum.
Een offerte die de klant nog niet heeft bereikt, mag u nog wijzigen of intrekken. Daarna kan dat tijdens de termijn niet meer.
| Situatie | Gevolg |
|---|---|
| Einddatum vermeld | U kunt het aanbod tot die datum niet intrekken. |
| Geen termijn vermeld | U bent gebonden gedurende een redelijke termijn. |
| Klant wijst af | Het aanbod bindt u niet langer tegenover die klant. |
| Klant wijzigt de prijs of een ander essentieel punt | Dat geldt als afwijzing en als een nieuw aanbod van de klant. |
Wanneer is een offerte bindend?
Het contract komt tot stand op het moment dat de aanvaarding van uw klant u bereikt (art. 5.18 en 5.21). Stilzwijgen geldt in principe niet als aanvaarding: vraag dus een uitdrukkelijk akkoord, liefst ondertekend. De FOD Economie wijst erop dat een getekende offerte of bestelbon de waarde van een contract heeft.
Algemene voorwaarden maken pas deel uit van het contract als uw klant ze kende of er minstens echt kennis van kon nemen, en ze aanvaardde (art. 5.23). Voeg ze bij de offerte en verwijs ernaar boven de handtekening.
Verandert er na de aanvaarding iets, zoals meerwerk, leg dat dan opnieuw schriftelijk vast, met de prijs en het akkoord van de klant.
Offerte voor een consument: prijs incl. btw en extra regels
Aan consumenten vermeldt u de totaalprijs in euro, inclusief btw, andere taksen en de kosten van alle diensten die de klant verplicht moet betalen (WER, art. VI.4 en VI.5). Kan de prijs vooraf redelijkerwijs niet berekend worden, dan legt u uit hoe u hem berekent.
Rekenvoorbeeld: 6 uur × € 55 = € 330 excl. btw. Met 21% btw (€ 69,30) vermeldt u € 399,30 als totaalprijs. Voor bepaalde goederen en diensten geldt 6% of 12%; controleer het tarief voor uw activiteit.
Daarnaast gelden deze regels:
- Voor een dienst zonder vaste prijs moet u op vraag van de consument een offerte opmaken, als u bereid bent de dienst te leveren.
- Rekent u iets aan voor het opmaken van de offerte? Meld dat vooraf duidelijk; de consument moet ermee instemmen voordat u de offerte opstelt.
- Betaalt de consument een voorschot, dan moet er een bestelbon worden opgesteld.
- Bij een contract op afstand of buiten uw vestiging, zoals bij de klant thuis, kan de consument in principe binnen 14 kalenderdagen zonder reden afzien van het contract. Er zijn uitzonderingen, zoals gepersonaliseerde goederen.
FOD Economie: prijsaanduiding van goederen en diensten
FOD Economie: offerte op vraag en bestelbon bij een voorschot
Voorbeeld van een offerte voor een kmo
Dit voorbeeld is van een zelfstandige webdesigner die een offerte opmaakt voor een Belgische onderneming. De bedragen zijn exclusief btw en tellen op zoals in een echte offerte. Vervang de gegevens tussen haken.
Voorbeeldofferte (bedragen exclusief btw)
[Uw naam of handelsnaam] [Straat en nummer], [postcode en gemeente] Ondernemingsnummer: [0xxx.xxx.xxx] · Btw: BE[0xxx.xxx.xxx] IBAN: [rekeningnummer] · [e-mailadres] · [telefoonnummer] Aan: [naam klant], t.a.v. [contactpersoon] [Adres klant] Ondernemingsnummer klant: [ondernemingsnummer] Offerte 2026-0018 Datum: 24 september 2026 Geldig tot: 24 oktober 2026 Betreft: ontwerp en bouw van een website met vijf pagina’s 1. Ontwerp van homepage en pagina-opmaak, twee correctierondes (forfait): € 1.400,00 2. Bouw en inrichting: 18 uur × € 70,00 = € 1.260,00 3. Opleiding voor uw medewerkers: 2 uur × € 70,00 = € 140,00 Totaal excl. btw: € 2.800,00 Btw 21%: € 588,00 Totaal incl. btw: € 3.388,00 Niet inbegrepen: hosting, domeinnaam en fotografie. Planning: start binnen twee weken na aanvaarding, oplevering binnen zes weken na de start. Meerwerk: enkel na schriftelijk akkoord, aan € 70,00 per uur excl. btw. Betaling: voorschotfactuur van 30% bij aanvaarding, saldo na oplevering. Vervaldag: 30 dagen na factuurdatum. Facturatie: als gestructureerde e-factuur via Peppol. Onze algemene voorwaarden (in bijlage) zijn van toepassing. Voor akkoord Naam: Plaats: Datum: Handtekening:
Van aanvaarde offerte naar factuur
Spreek in de offerte af wanneer u contact opneemt en volg op vóór de einddatum. Na aanvaarding factureert u wat is afgesproken, met een verwijzing naar het offertenummer. Een voorschot factureert u apart en trekt u af van de eindfactuur.
Is uw klant een Belgische btw-plichtige onderneming, dan moet de factuur sinds 1 januari 2026 in de regel een gestructureerde elektronische factuur zijn. Een pdf per e-mail geldt niet als e-factuur. Voor de offerte zelf geldt die verplichting niet.
In Factuur Simpel maakt u offertes naast uw facturen en verstuurt u ze per e-mail. Uw klant ondertekent online met naam, plaats en een getekende handtekening. De offerte verloopt automatisch na de geldigheidsduur die u instelt, en zolang ze openstaat, kunt u een herinnering sturen. Een aanvaarde offerte zet u in één stap om in een factuur, die u met het Compleet-abonnement via Peppol verstuurt.
Veelgestelde vragen
Hoe lang is een offerte geldig in België?
Zo lang als de termijn die u in de offerte vermeldt. Volgens het Burgerlijk Wetboek blijft een aanbod tijdens die termijn onherroepelijk. Vermeldt u geen termijn, dan bent u gedurende een redelijke termijn gebonden. Een concrete einddatum, bijvoorbeeld 30 dagen na de offertedatum, maakt voor beide partijen duidelijk tot wanneer de prijs geldt.
Wat is het verschil tussen een offerte en een bestek?
In het dagelijkse taalgebruik weinig: met beide bedoelt men een prijsopgave vóór de opdracht (in het Frans: devis). Wat telt, is de inhoud. Een offerte of bestek met een vaste prijs en alle essentiële punten is juridisch een aanbod. Een raming is een schatting; vermeld duidelijk of u een vaste prijs of een raming geeft.
Mag ik kosten aanrekenen voor een offerte?
Ja. Bij consumenten moet u die kosten wel vooraf duidelijk meedelen, en de consument moet ermee instemmen voordat u de offerte opstelt. Bij zakelijke klanten maakt u er vooraf een afspraak over. Spreek ook af of u het bedrag verrekent als de klant de opdracht geeft.
Moet ik een offerte via Peppol versturen?
Nee. De Belgische verplichting tot gestructureerde e-facturen geldt voor facturen tussen btw-plichtige ondernemingen, niet voor offertes. U mag een offerte als pdf of via een link bezorgen. De factuur die volgt op een aanvaarde B2B-offerte moet in de regel wel een gestructureerde e-factuur zijn.
Van offerte naar factuur in één stap
Maak uw offertes in Factuur Simpel, laat klanten online ondertekenen en zet een aanvaarde offerte meteen om in een factuur. Probeer het 30 dagen gratis.
Gratis proefperiode. Daarna kiest u een betaald abonnement.