Kort antwoord
Een pro forma factuur is een voorlopige factuur: ze toont vooraf wat u zult factureren, maar is zelf geen factuur. Uw klant kan er geen btw mee aftrekken. Ontvangt u van een btw-plichtige klant een voorschot, dan is de btw daarop opeisbaar en reikt u uiterlijk de 15de dag van de volgende maand een factuur uit.
Een klant vraagt een pro forma voordat hij een bestelling goedkeurt, of u wilt een voorschot ontvangen voordat u begint. Deze gids is voor zelfstandigen, ook in bijberoep, en kmo’s die willen weten wat zo’n document wel en niet doet. U leest het verschil met een offerte en een voorschotfactuur, wat de btw-regels en Peppol betekenen bij een voorschot, en hoe u met een rekenvoorbeeld tot de eindfactuur komt.
Wat is een pro forma factuur?
Een pro forma factuur is een voorlopige factuur. Ze toont vooraf welke goederen of diensten u levert, tegen welke prijs en met hoeveel btw. Ze lijkt op een factuur, maar is het niet, en hoort dus ook niet in uw factuurnummering.
Voor uw klant is dat verschil belangrijk. Om btw af te trekken, moet hij beschikken over een regelmatige factuur. Voor handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen is dat sinds 1 januari 2026 in principe een gestructureerde elektronische factuur. Een pro forma geeft dus geen recht op aftrek.
Wanneer gebruikt u een pro forma?
Een pro forma komt van pas wanneer iemand het exacte bedrag wil kennen voordat er een factuur is. Dit zijn de gebruikelijke situaties.
- Betaling vooraf: u start pas na ontvangst van een voorschot, bijvoorbeeld bij een nieuwe klant of een bestelling op maat.
- Goedkeuring: de aankoopdienst van uw klant heeft een document met exacte bedragen nodig om een bestelling of betaling vrij te geven.
- Financiering of subsidie: een bank, leasemaatschappij of subsidieverstrekker vraagt een onderbouwing van een geplande aankoop.
- Export buiten de EU: een pro forma toont de waarde van goederen, bijvoorbeeld van stalen zonder handelswaarde, zolang er nog geen factuur is.
Offerte, pro forma, voorschotfactuur of factuur: wat is het verschil?
Deze documenten volgen vaak op elkaar, maar alleen de voorschotfactuur en de eindfactuur zijn facturen waarop u btw aanrekent.
Gaat een opdracht na een voorschotfactuur toch niet door? Schrap de factuur dan niet, maar corrigeer ze met een creditnota.
| Document | Waarvoor dient het? | Factuur voor de btw? |
|---|---|---|
| Offerte | Prijsvoorstel dat uw klant kan aanvaarden | Nee |
| Pro forma factuur | Voorlopige weergave van de factuur, vaak als betaalverzoek | Nee, geen recht op aftrek |
| Voorschotfactuur | Factuur voor een voorschot vóór de levering of dienst | Ja, met btw |
| Eindfactuur | Afrekening na de levering, verminderd met het voorschot | Ja, met btw |
Pro forma factuur betaald: wanneer is de btw opeisbaar?
Een pro forma zelf maakt de btw niet opeisbaar. Ontvangt u echter (een deel van) de prijs vóór de levering of dienst, dan wordt de btw over het ontvangen bedrag opeisbaar bij die ontvangst.
Voor een voorschot van een btw-plichtige klant reikt u een factuur uit, uiterlijk de 15de dag van de maand na de maand waarin de btw opeisbaar werd. De eindfactuur volgt uiterlijk de 15de dag van de maand na de levering of dienst. Eerder factureren mag.
Aan particulieren moet u niet altijd een factuur uitreiken, maar voor een aantal handelingen wel, zoals werk in onroerende staat. Ontvangt u daarvoor een voorschot, dan reikt u ook voor dat voorschot een factuur uit.
Is uw klant een Belgische btw-plichtige onderneming, dan verstuurt u de voorschotfactuur en de eindfactuur sinds 1 januari 2026 als gestructureerde elektronische factuur via Peppol, behalve in de uitzonderingen die de overheid opsomt. Voor facturen aan particulieren geldt die verplichting niet.
KB nr. 1, artikelen 1 en 4: factuurplicht en uitreikingstermijn
Wat vermeldt u op een pro forma? Een voorbeeld
Voor een pro forma gelden niet de verplichte vermeldingen van een factuur, omdat het geen factuur is. Neem toch dezelfde gegevens op als op de latere factuur en maak duidelijk dat het om een voorlopig document gaat.
- De titel ‘Pro forma factuur’ en de vermelding ‘Dit is geen factuur’.
- Een eigen kenmerk, zoals PF-2026-003, los van uw factuurnummering.
- Datum en geldigheidsduur.
- Uw naam, adres, ondernemingsnummer en btw-nummer, en de gegevens van uw klant.
- Omschrijving, hoeveelheden, prijzen exclusief btw, btw-tarief, btw-bedrag en totaal.
- Betaalgegevens met een betalingsreferentie als u een voorschot vraagt, en welke factuur daarna volgt.
Voorbeeld van een pro forma factuur
PRO FORMA FACTUUR (dit is geen factuur) Kenmerk: PF-2026-003 Datum: 4 maart 2026, geldig tot 3 april 2026 Van: [bedrijfsnaam], [adres], ondernemingsnummer [nummer], btw-nummer BE0[nummer] Aan: [klant], [adres], btw-nummer [nummer] Betreft: offerte 2026-014, nieuwe website Ontwerp en bouw website, vaste prijs: € 4.000,00 Btw 21%: € 840,00 Totaal: € 4.840,00 Voorschot: 30%, ofwel € 1.452,00 inclusief btw, te betalen vóór de start op [IBAN] met mededeling [referentie]. Na ontvangst krijgt u de voorschotfactuur via Peppol.
Van voorschot naar eindfactuur: een rekenvoorbeeld
Stel: u bouwt voor een Belgische onderneming een website voor €4.000 exclusief btw, met 30% voorschot en 21% btw. Zo verloopt het:
- 4 maart: u stuurt pro forma PF-2026-003 met het voorschot van €1.200 plus €252 btw, samen €1.452.
- 10 maart: het voorschot komt binnen en de btw van €252 wordt opeisbaar. U reikt voorschotfactuur 2026-0042 uiterlijk op 15 april uit, via Peppol.
- 20 mei: u levert de website op. Uiterlijk op 15 juni reikt u eindfactuur 2026-0051 uit: €4.000 min €1.200 voorschot is €2.800, plus 21% btw (€588) is €3.388.
- Controle: €1.452 + €3.388 = €4.840, het totaal van de pro forma.
Afrekening op de eindfactuur
Ontwerp en bouw website: € 4.000,00 Min voorschot, factuur 2026-0042: € 1.200,00 Maatstaf van heffing: € 2.800,00 Btw 21%: € 588,00 Te betalen: € 3.388,00
Offertes en facturen opmaken in Factuur Simpel
Factuur Simpel heeft geen apart pro-formadocument. Wilt u vooraf vastleggen wat u levert, dan stuurt u een offerte die uw klant online ondertekent. Een aanvaarde offerte zet u in één stap om in een factuur; offertes vervallen automatisch en u kunt herinneringen sturen.
Het voorschot en de eindafrekening maakt u als gewone facturen, met het offertenummer als referentie. Met het abonnement Compleet verstuurt u ze via Peppol naar Belgische ondernemingen en kan uw klant online betalen via Mollie, bijvoorbeeld met Bancontact.
Veelgestelde vragen
Mag ik de btw op een pro forma factuur aftrekken?
Nee. Om btw af te trekken, moet u beschikken over een regelmatige factuur. Voor aankopen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen is dat sinds 2026 in principe een gestructureerde elektronische factuur via Peppol. Een pro forma is een voorlopig document zonder dat recht. Vraag uw leverancier dus om de voorschotfactuur of de eindfactuur.
Moet een pro forma factuur via Peppol?
De Peppol-verplichting geldt voor facturen, en ook voor creditnota’s, tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen. Een pro forma is geen factuur, dus u kunt die bijvoorbeeld als pdf bezorgen. De factuur die volgt op het voorschot of de levering verstuurt u wel als gestructureerde elektronische factuur, tenzij een uitzondering geldt.
Binnen welke termijn maak ik de factuur voor een voorschot?
Wordt de btw opeisbaar doordat u een voorschot ontvangt, dan reikt u de factuur uiterlijk de 15de dag van de maand daarna uit. Een voorschot dat op 10 maart binnenkomt, factureert u dus uiterlijk op 15 april. De eindfactuur volgt uiterlijk de 15de dag van de maand na de levering of dienst.
Krijgt een pro forma factuur een factuurnummer?
Beter niet. Geef de pro forma een eigen kenmerk, zoals PF-2026-003. Facturen krijgen een opeenvolgend nummer; als een pro forma een nummer uit die reeks gebruikt en er geen factuur volgt, ontstaat er een gat in uw nummering. De voorschotfactuur en de eindfactuur krijgen elk het volgende factuurnummer.
Van offerte naar factuur in één stap
Probeer Factuur Simpel: laat uw klant de offerte online ondertekenen, zet ze in één stap om in een factuur en verstuur uw facturen met Compleet via Peppol.
Gratis proefperiode. Daarna kiest u een betaald abonnement.